חשבונית זיכוי: מתי מוציאים אותה ואיך מתקנים חיוב

מהי חשבונית זיכוי ומתי משתמשים בה

חשבונית זיכוי, שנקראת בהוראות ניהול הספרים הודעת זיכוי, היא מסמך שמתקן חיוב קודם: מפחית אותו או מבטל אותו. לפי סעיף 23א להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), היא רלוונטית כשהחשבונית המקורית כבר יצאה מהעסק ומתקיים אחד מאלה: העסקה בוטלה כולה או חלקה, תנאי העסקה שונו, נמצאה טעות בחשבונית או שסכומה שונה.

המסמך נוגע לשני צדדים. העסק שמוכר מוציא את הזיכוי ומקטין לפיו את המכירות ואת מס העסקאות. העסק שקונה מקבל את הזיכוי וצריך לתקן לפיו את מס התשומות שקיזז. לכן גם מי שלא מוציא זיכויים בעצמו נתקל בהם, כשספק מזכה אותו.

מצבים נפוצים: לקוח שהחזיר חלק מהסחורה בהסכמת העסק, הנחה שסוכמה אחרי שהחשבונית נשלחה, שירות שבוטל אחרי שחויב, או מחיר שהוקלד בחשבונית גבוה מהמחיר שסוכם.

הזיכוי צריך לשקף שינוי ממשי בעסקה או בחיוב המתועד. נניח שלקוח החזיר חלק מהסחורה והעסק הסכים לבטל את החיוב על אותו חלק. הזיכוי יתייחס רק לחלק שבוטל, והחיוב על יתרת הסחורה יישאר בתוקף.

לא כל תיקון מחייב הודעת זיכוי. ההוראות מבחינות בין חשבונית שעדיין לא יצאה מהעסק, חשבונית שיצאה ומתקנים אותה בחשבונית נוספת, וחשבונית שיצאה ומתקנים אותה בהודעת זיכוי. הפירוט בסעיף הבא.

שלוש דרכים לתקן חשבונית לפי ההוראות

סעיף 23א להוראות ניהול הספרים קובע את הדרך לפי המצב של החשבונית המקורית:

1. החשבונית עוד לא יצאה מהעסק ולא דווחה בדוח התקופתי: מבטלים אותה. רושמים את המילה "מבוטל" על המקור ועל ההעתקים, ומצמידים את המקור להעתקים. במצב כזה אין צורך בהודעת זיכוי.
2. החשבונית כבר יצאה מהעסק: אפשר להוציא ללקוח חשבונית נוספת שבה הסכום מתוקן. בחשבונית הנוספת רושמים את סכום החיוב או הזיכוי, את מספר החשבונית המתוקנת, את הסיבה לשינוי ואת הסכום המתוקן.
3. החשבונית יצאה, ובתקופת הדיווח לא הוצאה ללקוח חשבונית נוספת: אפשר להוציא הודעת זיכוי נפרדת.

בכל אחת מהדרכים, סכום הזיכוי לא יכול לעלות על סכום החשבונית המקורית. אם לקוח קיבל הנחה של חצי מהמחיר, הזיכוי יהיה על אותו חצי בלבד, ולא על סכום שלא חויב מלכתחילה.

הבחירה בין חשבונית מתקנת להודעת זיכוי תלויה גם במערכת שבה העסק מפיק מסמכים. רוב תוכנות החשבוניות מציעות מסמך זיכוי שמפנה לחשבונית המקורית. לפני ההפקה כדאי לוודא שהמסמך שהתוכנה מפיקה כולל את הפרטים שההוראות דורשות, כפי שמפורט בהמשך.

מה הזיכוי מתקן ומה הקשר להחזר כספי

הודעת הזיכוי מתעדת את תיקון החיוב. עצם הפקתה אינה מוכיחה שכסף הוחזר ללקוח: צריך לבדוק בנפרד אם החשבונית המקורית שולמה ואם בוצע החזר בפועל. להבחנה בין תיעוד העסקה לתיעוד התשלום אפשר להיעזר בהסבר על חשבונית מס וקבלה.

כמה מצבים אפשריים: אם הלקוח עוד לא שילם, הזיכוי מקטין את החוב שלו לעסק ולא נדרש החזר. אם הלקוח כבר שילם, העסק מחזיר לו כסף או מקזז את הסכום מעסקה עתידית, לפי מה שסוכם, ואת ההחזר עצמו מתעדים בנפרד.

לפי הוראות ניהול הספרים, הודעת זיכוי כוללת בין היתר:

• פרטי העסק: שם, כתובת ומספר זיהוי או מספר רישום לצורכי מע״מ.
• תאריך המסמך ושם הלקוח.
• מספרי החשבוניות שאליהן היא מתייחסת ותאריכיהן. הודעה אחת יכולה להתייחס לכמה חשבוניות.
• הסיבה לשינוי.
• סכום הזיכוי ללא מע״מ.
• כאשר נכלל מע״מ: סכום המס ושיעורו, עם הכיתוב "מס ערך מוסף", וסכום הזיכוי הכולל.
• במסמך שאינו ממוחשב: חתימת העוסק או מי מטעמו.

הפרטים האלה מופיעים בסעיף 9(ה) לנוסח ההוראות הנוגע למע״מ. הנוסח המפורסם בוויקיטקסט עשוי שלא לכלול תיקונים אחרונים, ולכן כדאי לבדוק מול רשות המסים או רואה חשבון לפני שמסתמכים עליו.

מתי הזיכוי מאפשר לתקן את דיווח המע״מ

הפקת המסמך לבדה אינה משלימה את התיקון לצורכי מע״מ. דרך הטיפול תלויה גם בשאלה אם החשבונית כבר נמסרה ללקוח ואם דווחה. כפי שפורט למעלה, ההוראות מסדירות גם ביטול של חשבונית שלא יצאה ותיקון בחשבונית נוספת, ולכן אין להניח שכל טעות מחייבת אותה פעולה.

כאשר מוציאים הודעת זיכוי, העסק רשאי להקטין את המכירות ואת המע״מ בדוח רק אם מתקיים אחד מאלה, לפי סעיף 23א:

• הלקוח חתם על העתק הודעת הזיכוי שנשאר בעסק, כאישור שקיבל אותה.
• ההודעה נשלחה בדואר רשום עם אישור מסירה, לפי התנאים שבהוראות.
• התקבל מהלקוח אישור קבלה בפקסימיליה.
• התקבל מהלקוח אישור קבלה חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת.

המשמעות המעשית: זיכוי ששלחתם ללקוח בלי אחת מההוכחות האלה עלול שלא להתקבל כבסיס להקטנת מס העסקאות. מומלץ לשמור את האישור יחד עם העתק ההודעה, כך שאפשר יהיה להציג אותם בביקורת.

גם אצל מקבל הזיכוי נדרש טיפול. לפי תקנה 24(ב) לתקנות מס ערך מוסף, עוסק שקיבל הודעת זיכוי חייב לתקן לפיה את מס התשומות בדוח התקופתי של התקופה שבה התקבלה ההודעה. בכיוון ההפוך, לפי תקנה 24(א), עוסק שהוציא הודעת חיוב מתקן את מס התשומות בדוח של התקופה שבה הוצאה ההודעה. לכן כדאי להעביר להנהלת החשבונות גם זיכויים שמגיעים מספקים, ולא רק את אלה שהעסק מוציא.

להסבר על מילוי הדוח עצמו אפשר לעיין במדריך על הגשת דוח מע״מ.

זיכוי בגלל חוב אבוד: מסלול נפרד

אם הסיבה לזיכוי היא שהלקוח אינו משלם, צריך לברר תחילה אם העסקה בוטלה או שהחוב נותר בעינו. איחור בתשלום כשלעצמו אינו בסיס להניח שאפשר לבטל את החיוב באמצעות זיכוי רגיל. לחוב אבוד יש מסלול נפרד בתקנה 24א לתקנות מס ערך מוסף.

התקנה מגדירה חוב אבוד כמס ששילם העוסק על עסקה, שהמנהל השתכנע שהחוב בגינה נעשה אבוד. עוסק שמוציא הודעת זיכוי בשל חוב כזה צריך להגיש למנהל גם הודעה בכתב עם מסמכים תומכים, ובה:

• פרטי העסקה שממנה נוצר החוב.
• הפעולות שנקט העוסק כדי לגבות את החוב.
• עובדות נוספות שמראות שהחוב נעשה אבוד.
• הפניה לדוחות התקופתיים שבהם נכללו החשבוניות שהזיכוי מתייחס אליהן.

לפי תקנה 24א(ג), את הודעת הזיכוי וההודעה למנהל אפשר להוציא רק אחרי שחלפו שישה חודשים מיום הוצאת החשבונית, וכל עוד לא חלפו שלוש שנים מאותו יום. במניין שלוש השנים לא נכללות שתי תקופות: הזמן שבין הגשת תביעת חוב בהליכי פירוק או פשיטת רגל לבין אישור דיבידנד סופי, והזמן שבין הגשת תביעה לבית משפט לגביית החוב לבין מתן פסק דין סופי.

העוסק צריך לשמור העתק של ההודעה החתומה, שעליו חותמת "התקבל" של משרד מע״מ. לפי תקנה 24א(ו), בלי העתק כזה העוסק אינו יכול להסתמך על הקטנת המס בעקבות הזיכוי.

מה לבדוק לפני שמסיימים את הטיפול

לקראת הדיווח, רכזו את המסמכים ובדקו שהזיכוי תואם לשינוי שסוכם עם הלקוח. אפשר להיעזר גם בהסבר על שגרת הנהלת חשבונות בעסק קטן כדי לשלב את הטיפול במסמכים בעבודה השוטפת.

• ודאו שהחשבונית המקורית אכן יצאה מהעסק. אם לא, ייתכן שאפשר פשוט לבטל אותה.
• בדקו אם הוצאה ללקוח חשבונית נוספת באותה תקופת דיווח, כי זה משפיע על הדרך לתקן.
• ודאו שהזיכוי מפנה לחשבונית הנכונה, כולל מספרה ותאריכה, ושסיבת התיקון ברורה.
• השוו את סכום הזיכוי לחלק מהעסקה שבוטל או להפחתה שסוכמה, וודאו שאינו עולה על סכום החשבונית המקורית.
• בדקו שסכום המע״מ ושיעורו מופיעים בנפרד מהסכום שלפני מע״מ.
• שמרו את אישור המסירה ללקוח: חתימה על ההעתק, אישור דואר רשום, אישור בפקסימיליה או חתימה אלקטרונית מאושרת.
• תעדו בנפרד את ההחזר הכספי, אם בוצע.
• אם מדובר בחוב אבוד, בדקו את מועדי השישה חודשים ושלוש השנים ושמרו את ההעתק עם חותמת "התקבל".
• העבירו את המסמך להנהלת החשבונות ובדקו שהטיפול בדיווח הושלם.

הכללים כאן הם מידע כללי לפי נוסח ההוראות והתקנות, נכון לנובמבר 2026. במקרים חריגים, כמו זיכוי על עסקה מתקופת דיווח שכבר נסגרה לפני זמן רב או מחלוקת עם הלקוח על הסכום, כדאי לבדוק מול רואה חשבון או משרד מע״מ.