הפקת חשבונית חינם: אילו אפשרויות קיימות ומה לבדוק לפני הרשמה

הפקת חשבונית חינם אפשרית, בכפוף לתנאי המסלול

אפשר להפיק חשבוניות ללא דמי מנוי במערכות שמציעות מסלול חינמי קבוע. למשל, נכון ל־10.11.2026, SUMIT מפרסמת מסלול פטור ללא הגבלת זמן עם עד 10 פעולות בחודש, ו־YPAY מציינת שהמערכת חינמית לשימוש עצמי, כולל חשבונית דיגיטלית והפקת דוחות. אלה תנאי השירות שמפרסמים הספקים, והם עשויים להשתנות, ולכן כדאי לבדוק אותם שוב לפני ההרשמה.

מסלול חינמי קבוע שונה מתקופת ניסיון שמסתיימת במועד מוגדר. בדקו אם ההצעה מוגבלת בזמן, אם קיימת מכסת מסמכים ומה קורה כשמגיעים אליה.

גם במסלול ללא דמי מנוי עשויים להיות שירותים בתשלום. מרכז המידע של SUMIT, למשל, מפרט חיובים נפרדים עבור חלק מהשירותים: נכון לנובמבר 2026 אישורי מס״ב והחזרים מחויבים ב־2 ש״ח לפריט, מעבר לספירת הפעולות. YPAY מציינת שהסליקה אינה חינמית: נכון לנובמבר 2026 היא גובה 1.6% (קבלת הכספים פעם בחודש) או 1.9% (קבלת הכספים תוך 24 שעות).

המחיר אינו קובע איזה מסמך מותר לעסק להוציא. לפי מדריך רשות המסים לעוסק החדש, עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס אלא רק קבלות בגין התקבולים, גם אם האפשרות מופיעה בתוכנה. חשבונית עסקה מתעדת את העסקה עצמה ואינה משמשת לניכוי מס תשומות.

מה כלול בחינם, ומה נספר במכסה

בדקו אם המכסה מתייחסת למסמכים או לפעולות. לפי אופן ספירת הפעולות ב־SUMIT, יצירת מסמך מכל סוג היא פעולה, וגם סליקת אשראי מוצלחת היא פעולה. כאשר הסליקה מלווה בהפקת מסמך, נספרות שתי פעולות. אותו כלל חל על חיוב במס״ב.

פעולות נוספות שנספרות באותה מערכת הן רישום שעות עבודה, דוח נוכחות ויצירת משימה. קריאות API ומשימות אוטומציה מתומחרות בנפרד.

לכן מספר הלקוחות אינו מספיק כדי להעריך אם המסלול מתאים. ספרו גם הצעות מחיר ומסמכים אחרים שאתם מתכננים להפיק. בקשו מהספק להבהיר אם ביטולים, משלוח הודעות או פעולות נוספות משפיעים על המכסה.

ב־YPAY מצוינים הפקת חשבוניות ודוחות ללא תשלום לשימוש עצמי, ומפורטים בנפרד תנאי הסליקה. מכך אי אפשר להסיק שכל שירות נלווה חינמי או שאין מגבלות שימוש אחרות. גם סוגי כרטיסים מסוימים, כמו דיינרס ואמריקן אקספרס, דורשים פגישה עם נציג.

במסלולים בתשלום המכסה גדולה יותר. נכון לנובמבר 2026, לפי מרכז המידע של SUMIT, מסלול הצמיחה כולל 400 פעולות בחודש, וכל פעולה נוספת עולה 0.25 ש״ח. הנתון מראה איך חריגה מתומחרת, ולא מהווה המלצה על מסלול.

לפני בחירה, בדקו גם מה קורה בחודש עמוס: האם ההפקה נחסמת, האם נדרש מעבר למסלול בתשלום, ומה נשאר זמין לאחר הפסקת השימוש.

איזה מסמך העסק שלכם צריך להפיק

חשבונית עסקה מתעדת מכירה או שירות. חשבונית מס היא מסמך שעוסק מורשה מוציא, והיא עשויה לשמש את הלקוח לניכוי מס תשומות בכפוף לתנאים בחוק. קבלה מתעדת את התקבול. ההבחנה הזאת תקפה גם כשההפקה נעשית במסלול חינמי.

אם אתם עוסקים פטורים והלקוח מבקש חשבונית מס, תוכנה חינמית אינה משנה את המעמד שלכם במע״מ. לפי מדריך רשות המסים, עוסק פטור מגיש גם הצהרה שנתית על המחזור עד 31 בינואר לשנה הקודמת. להסבר על המסמכים המתאימים ראו את המאמר על חשבונית עסקה וקבלה לעוסק פטור.

בעסק מורשה צריך לבדוק גם את מועד הוצאת חשבונית המס. לפי המדריך של רשות המסים, בעסקת טובין חבות המס נוצרת בדרך כלל עם מסירת הטובין, ללא קשר למועד התשלום. עסק קטן שמחזורו עד 2 מיליון ש״ח רשאי לדווח לפי מזומן, כלומר המס מגיע עם קבלת התשלום.

המדריך מוסיף שחשבונית מס שהוצאה חייבת להיכלל בדוח התקופתי גם אם התמורה טרם התקבלה. לכן אל תפיקו מסמך סופי רק כדי להציג ללקוח דרישת תשלום בלי לברר איזה מסמך מתאים.

תוכנה חינמית צריכה להתאים לדרישות התיעוד

רשות המסים מציינת שחובת רישום תוכנות לניהול מערכת חשבונות חלה, בתנאים הקבועים בדין, גם על תוכנות הניתנות לשימוש אחרים בחינם. לצד זאת, תעודת הרישום אינה אישור לנכונות ביצועי התוכנה או להתאמתה לניהול פנקסים. מקור: רישום תוכנות לניהול מערכת חשבונות ברשות המסים.

אפשר לבדוק בעצמכם אם לתוכנה יש רישום בתוקף. מרשם התוכנות של רשות המסים מאפשר חיפוש לפי שם התוכנה, בית התוכנה או מספר הישות, ושדה התוקף מציג את מועד פקיעת התעודה. בקשו מהספק גם פרטי רישום, ובדקו עם איש המקצוע שמלווה אתכם שהמערכת מתאימה לעסק.

קובץ שהוכן בתוכנת עיצוב אינו מבטיח כשלעצמו עמידה בדרישות לגבי מסמכים ממוחשבים. לבחינה רחבה יותר של אופן ההפקה והמשלוח, ראו מתי חשבונית באינטרנט תקינה.

בדקו מראש גם איך מורידים את המסמכים והנתונים, כדי שתוכלו להעביר אותם להנהלת החשבונות ולשמור עותק נגיש.

מספר הקצאה הוא שירות נפרד מהפקת החשבונית

אם אתם מוציאים חשבוניות מס ללקוחות עסקיים, בדקו שהמסלול נותן מענה גם למספרי הקצאה כשאלה נדרשים. לפי מדריך רשות המסים, עד 31.5.2026 הסף עמד על 10,000 ש״ח לפני מע״מ (מ־1.1.2026), וממועד זה, 1.6.2026, הנפקת חשבונית בסכום העולה על 5,000 ש״ח לפני מע״מ מחייבת מספר הקצאה בן 9 ספרות. בלי מספר כזה אי אפשר לנכות מס תשומות על החשבונית, בכפוף לתנאים הרלוונטיים.

רשות המסים מציינת שהשירות ניתן ללא עלות. אפשר לבקש מספר דרך תוכנת הנהלת חשבונות המחוברת למערכת או דרך יישום חשבונית ישראל. הבקשה כוללת את מספר העוסק המורשה של הלקוח, מספר החשבונית, הסכום לפני מע״מ וסכום המע״מ.

קבלת מספר הקצאה והפקת החשבונית הן פעולות נפרדות. בדקו אם החיבור האוטומטי נכלל במסלול החינמי של הספק, ומה עושים כשהמספר אינו מתקבל: אפשר לבטל את הבקשה, להמשיך בלעדיו, להעביר את חבות המס לקונה (רק אם הוא עוסק מורשה רשום) או לבקש שימוע.

לפירוט התנאים והבקשה ראו את ההסבר על מספר הקצאה ב־2026.

איך להחליט אם המסלול יספיק לעסק שלכם

נניח שאתם מתכננים להפיק בחודש ארבע חשבוניות עסקה וארבע קבלות. במערכת שסופרת כל מסמך כפעולה, מדובר בשמונה פעולות. אם תוסיפו שלוש הצעות מחיר, תגיעו ל־11 פעולות ותעברו מכסה של 10. זו דוגמה היפותטית לפי הגדרת הפעולות ש־SUMIT מפרסמת, ולא נתון על עסק מסוים.

דוגמה נוספת: נניח שלקוח משלם בכרטיס אשראי דרך אותה מערכת ומופק מסמך. התשלום הזה לבדו צורך שתי פעולות, ולכן חמישה תשלומים כאלה מגיעים ל־10 פעולות במכסה.

מסלול עם מכסה עשוי להתאים כאשר היקף המסמכים הצפוי נמוך ממנה ויש מרווח לחודש עמוס. אם אתם זקוקים להפקה שוטפת, לגבייה או לחיבורים למערכות אחרות, בדקו את התנאים של כל שירות ואת העלות הכוללת לפני מעבר. להשוואת מסלולים בתשלום ראו את הסקירה על מחירי חשבונית ירוקה.

• רשמו אילו סוגי מסמכים אתם צריכים וכמה מהם צפויים בחודש עמוס.
• קבלו תשובה ברורה לגבי משך ההטבה, המכסה והטיפול בחריגה.
• בדקו בנפרד סליקה, מספרי הקצאה, תמיכה והורדת נתונים.
• ודאו שלתוכנה יש רישום בתוקף במרשם של רשות המסים.
• עברו על תצוגה מקדימה של מסמך ובדקו את פרטי העסק לפני הפקה סופית.
• ודאו עם מנהל החשבונות או רואה החשבון שסוגי המסמכים והמערכת מתאימים לפעילות שלכם.