שמירת מסמכים מס הכנסה: כמה זמן שומרים ואיך מחשבים את המועד

שמירת מסמכים מס הכנסה: מחשבים שני מועדים ובוחרים במאוחר

את מערכת החשבונות שומרים שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר. זה הכלל שבסעיף 25(ג) להוראות מס הכנסה בדבר ניהול פנקסי חשבונות. לכן אין לספור אוטומטית שבע שנים מתאריך החשבונית, והגשת הדוח באיחור עשויה להאריך את תקופת השמירה.

כדי לחשב את המועד, רשמו את סוף שנת המס שאליה שייכים המסמכים והוסיפו שבע שנים. בנפרד, קחו את תאריך הגשת הדוח בפועל והוסיפו שש שנים. תקופת השמירה מסתיימת במועד המאוחר מבין השניים. לפני השמדה בודקים גם אם המסמכים עדיין נחוצים לבירור או להוכחת זכויות.

הכלל מתייחס לספרי החשבון ולתיעוד שחובה לנהל כחלק ממערכת החשבונות. ההבחנה בין מסמכי המערכת לבין מסמכים נלווים משפיעה על התקופה, ולכן אין להחיל תקופה קצרה על מסמך רק משום שתייקתם אותו בתיקייה אחרת. נוסח הכלל מופיע בנוסח ההוראות בוויקיטקסט, סעיף 25.

דוגמה לחישוב: מסמכי 2025 ודוח שהוגש מאוחר יותר

נניח שאתם מחשבים את תקופת השמירה של מערכת החשבונות לשנת המס 2025, והדוח לאותה שנה הוגש ב־30 בספטמבר 2026. שבע שנים מתום שנת 2025 מסתיימות ב־31 בדצמבר 2032. שש שנים ממועד הגשת הדוח מסתיימות ב־30 בספטמבר 2032. בדוגמה הזאת שומרים עד 31 בדצמבר 2032.

כעת נניח שאותו דוח הוגש רק ב־30 בספטמבר 2027. המועד הראשון נשאר 31 בדצמבר 2032, אבל המועד השני נדחה ל־30 בספטמבר 2033. לכן תקופת השמירה בדוגמה מתארכת עד ספטמבר 2033.

אלה דוגמאות היפותטיות ליישום נוסחת סעיף 25(ג). לצורך החישוב שלכם השתמשו באישור הגשת הדוח בפועל, ושמרו אותו לצד רישום מועד סיום השמירה.

אילו מסמכים שייכים למערכת החשבונות

נקודת המוצא היא ספרי החשבון והתיעוד שאתם חייבים לנהל לפי ההוראות החלות על העסק. בחלוקה לארכיון אפשר להפריד בין מסמכים שהפקתם ללקוחות, מסמכים שקיבלתם מספקים, ומסמכי דיווח והתחשבנות. החלוקה עוזרת למצוא חומר, אך אינה משנה את חובת השמירה שלו.

סעיף 25(ג1) קובע שעסק שמוכר בכרטיס אשראי שומר את כל מסמכי ההתחשבנות מול חברת האשראי כחלק ממערכת החשבונות. לכן תיק שמכיל רק חשבוניות ספקים עלול להיות חסר לצורכי הארכיון העסקי.

אם אינכם בטוחים אילו ספרים ותיעוד העסק שלכם נדרש לנהל, התחילו בהסבר על חובת ניהול ספרים לעצמאי. אחרי שמגדירים את מערכת החשבונות, אפשר לקבוע מה צריך להיכלל בארכיון שלה.

למסמכים מסוימים המנויים בסעיף 25(ד), כמו מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים וחוזים, נקבעה שמירה של שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדוח הרלוונטי. לפני שמסווגים מסמך למסלול הזה, בדקו שהוא אינו מסמך חובה במערכת שלכם ושאין צורך לשמור אותו מסיבה נוספת.

מסמך דיגיטלי וסריקת נייר דורשים טיפול שונה

מסמך ממוחשב ששלחתם או קיבלתם נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, עם החתימה האלקטרונית שבה נחתם, כחלק ממערכת החשבונות (סעיף 25(ג2)). לכן שמרו את הקובץ המקורי שהתקבל, גם אם הדפסתם עותק לנוחותכם. צילום מסך או הדפסה אינם משמרים את החתימה שבקובץ.

מערכת חשבונות ממוחשבת נשמרת על אמצעי אחסון ממוחשבים. לפי סעיף 25(ו) יש גם לגבות אותה בכל רבעון ולשמור את הגיבוי במקום שהוצהר עליו בפני פקיד השומה.

במסמך שהתקבל בנייר, סריקה יכולה לסייע בחיפוש ובגיבוי. כדי להסתמך על הסריקה ולהשמיד את המקור נדרש לעמוד בכללים נפרדים לניהול מסמכים שנסרקו, לביעור המקור ולשמירה בארכיב דיגיטלי, שנקבעו בתיקון להוראות ובחוזר מס הכנסה 9/2013, כפי שמתואר בסקירת קפיטקס על החוזר. העלאת צילום לתיקייה משותפת אינה מוכיחה שהתנאים האלה התקיימו.

לפני מעבר לארכיון ללא נייר, בקשו מהגורם שמטפל בהנהלת החשבונות לבדוק את התהליך ואת התנאים להשמדת המקור מול נוסח החוזר. להרחבה ממוקדת בחשבוניות ראו את המאמר על שמירת חשבוניות מס ומעבר משמירת נייר.

איך לארגן ארכיון שאפשר למצוא בו מסמך

לצורכי סדר, אפשר לפתוח תיקייה לכל שנת מס ולחלק אותה להכנסות, הוצאות, בנק ואשראי, ודוחות ואישורי הגשה. בתוך תיקיות עמוסות אפשר לחלק לפי חודשים. זו הצעת עבודה לארגון החומר, ואין בה תחליף לדרישות החלות על מערכת החשבונות או על ארכיב דיגיטלי.

בחרו שמות קבצים עקביים שמכילים תאריך, שם ספק או לקוח, סוג מסמך ומספר מסמך. נניח שאתם מחפשים חשבונית של ספק מסוים: השם צריך לעזור לכם לזהות אותה בלי לפתוח את כל הקבצים. במסמכים חתומים שמרו את הקובץ המקורי בלי להמיר אותו לצורך התיוק.

צרפו לתיק השנתי דף מעקב עם שנת המס, מועד הגשת הדוח, מועד סיום השמירה שחושב ומיקום החומר. אם מסמך חסר, סמנו מה חסר וממי מבקשים העתק. מסמך שנמצא רק בהתכתבות עם ספק כדאי לצרף גם לארכיון המסודר.

בהחלפת תוכנת חשבוניות או נותן שירות, בקשו מראש את החומר ואת דרך הגישה אליו. בדקו שאפשר לפתוח קבצים ישנים ולמצוא מסמך לפי הפרטים שלו, ושמרו עותק נפרד לצורכי התאוששות מתקלה. אל תניחו שהגישה תישאר זמינה אחרי סיום ההתקשרות.

מה לבדוק לפני שמפנים תיקייה ישנה

סיום התקופה המחושבת הוא נקודת בדיקה לפני פינוי הארכיון. כדאי לעכב השמדה אם החומר נוגע לביקורת, מחלוקת או בירור שעדיין מתנהלים, ולבדוק בנפרד מסמכי רכישת נכסים וחוזים שעדיין משמשים את העסק. זו המלצת זהירות לשימור ראיות, ללא קביעת תקופת שמירה נוספת ואחידה.

• ודאו שמועד הגשת הדוח ידוע ושחישבתם את שתי החלופות.
• בדקו שלא החלתם את תקופת שלוש השנים על מסמך שחובה לשמור כחלק ממערכת החשבונות.
• אם נשמר קובץ במקום נייר, ודאו שתהליך השמירה והביעור נבדק בהתאם להוראות.
• בררו אם מסמכים בתיקייה עדיין נחוצים להוכחת רכישה, התחייבות או זכות של העסק.
• לפני פינוי החומר, תעדו אילו שנות מס ואילו סוגי מסמכים נבדקו ומי בדק אותם.

אם תאריך ההגשה אינו ידוע או שסיווג המסמך אינו ברור, השאירו את החומר בארכיון עד לבירור מול המייצג. כך החלטת הפינוי נשענת על נתונים מתועדים ולא על הגיל המשוער של הקלסר.