שמירת חשבוניות מס: כמה זמן שומרים ומתי אפשר לוותר על הנייר

שמירת חשבוניות מס: כמה זמן שומרים ובאיזו צורה

נכון ל־9 בנובמבר 2026, הכלל לשמירת מערכת החשבונות הוא שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר. לכן התשובה לשאלה כמה זמן שומרים חשבוניות תלויה גם במועד הגשת הדוח. הכלל מופיע בסעיף 25(ג) להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות).

לצד הכלל הזה חלה חובה לפי סעיף 75 לחוק מס ערך מוסף: שבע שנים מיום הרישום האחרון בפנקס או מיום הוצאת חשבונית הקנייה, לפי המאוחר, אלא אם נקבעה תקופה קצרה יותר. לפני ביעור בדקו את שני הכללים ושמרו עד התאריך המאוחר מביניהם.

צורת השמירה תלויה באופן שבו נוצר והתקבל המסמך. חשבונית שהתקבלה כמסמך ממוחשב חתום שומרים באמצעי אחסון ממוחשבים, עם החתימה האלקטרונית שבה נחתמה, כחלק ממערכת החשבונות; הדפסה אינה מחליפה את הקובץ. חשבונית נייר שומרים במקור, ואפשר להחליף את שמירתה הפיזית בסריקה רק לפי התנאים שבנספחים ו׳ ו־ז׳ להוראות.

ההבחנה הזאת מונעת טעות מעשית: תיקייה מלאה בתצלומים אינה אישור להשליך את הניירות. גם קלסר מסודר של הדפסות, של חשבוניות שהתקבלו בדואר אלקטרוני, אינו מחליף את שמירת הקבצים החתומים.

איך מחשבים את מועד סיום השמירה

לכל שנת מס רשמו את מועד סיום השנה ואת תאריך הגשת הדוח בפועל. חשבו את סוף התקופה בכל אחד מהמסלולים, וסמנו את המאוחר ביניהם. תאריך הפקת החשבונית או השנה שמופיעה על הקלסר אינם מספיקים לחישוב. את אופן החישוב אפשר לראות גם במדריך על שמירת מסמכים למס הכנסה.

נניח שמדובר בחשבוניות של שנת המס 2025, והדוח השנתי הוגש ב־30 ביוני 2026. שבע שנים מתום שנת המס מסתיימות ב־31 בדצמבר 2032; שש שנים ממועד ההגשה מסתיימות ב־30 ביוני 2032. בדוגמה הזאת, לפי כלל השמירה של מערכת החשבונות, שומרים לפחות עד 31 בדצמבר 2032.

בדוגמה היפותטית אחרת, הדוח לאותה שנת מס הוגש רק ב־30 ביוני 2028. שש שנים מההגשה מסתיימות ב־30 ביוני 2034, ולכן זה המועד המאוחר. הדוגמה ממחישה את חישוב השמירה ואינה קובעת שמועד ההגשה הזה מותר.

סעיף 75 לחוק מע״מ מחייב לשמור את הפנקסים, המסמכים שעליהם הם מבוססים וחשבוניות הקנייה שבע שנים ממועד הרישום האחרון בפנקס או ממועד הוצאת חשבונית הקנייה, לפי המאוחר, בכפוף לאפשרות לקביעת תקופה קצרה יותר בדין. נניח שהרישום האחרון בפנקס של חשבונית מדצמבר 2025 נעשה בינואר 2026. שבע השנים לפי החוק הזה יסתיימו בינואר 2033, כלומר אחרי 31 בדצמבר 2032. כשחלים כמה כללי שמירה, בדקו את כולם לפני ביעור.

מסמכים שחלות עליהם תקופות אחרות

סעיף 25(ד) להוראות מתייחס למסמכים שאינם חלק ממערכת החשבונות החובה, כגון מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, חוזים ופרוטוקולים. אותם שומרים לפחות שלוש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לשנת המס שאליה הם מתייחסים. חשבונית מס אינה נכנסת לקבוצה הזאת.

עסק שמקבל תשלום בכרטיס אשראי צריך לשמור גם את כל מסמכי ההתחשבנות מול חברת האשראי כחלק ממערכת החשבונות, לפי סעיף 25(ג1).

שמירת חשבוניות דיגיטליות: לשמור את הקובץ שנשלח

לפי סעיף 25(ג2) להוראות ניהול הפנקסים, גם השולח וגם המקבל נדרשים לשמור את המסמך הממוחשב באמצעי אחסון ממוחשבים, עם החתימה האלקטרונית שבה נחתם, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות.

סעיף 1 להוראות מגדיר מסמך ממוחשב כמסמך שנוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים, וחתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת. קובץ PDF בלי חתימה כזאת אינו עונה על ההגדרה. אם קיבלתם קובץ כזה, בקשו מהספק מסמך חתום או מקור, ובררו עם מנהל החשבונות איך לטפל בו.

מי ששולח חשבוניות דיגיטליות נדרש לעמוד גם בסעיף 18ב: לרשום את המסמך במערכת לפני שליחתו, לסמן עליו בצורה בולטת "מסמך ממוחשב", להודיע לפקיד השומה בדואר רשום לפני המשלוח הראשון, ולשלוח רק למי שהסכים לכך. את ההסכמה או את ביטולה שומרים כחלק ממערכת החשבונות.

מבחינה מעשית, שמרו את הקובץ שהתקבל בלי לערוך אותו או להמיר אותו באמצעות הדפסה לקובץ חדש. צילום מסך יכול לעזור בהתכתבות, אך הוא אינו תחליף למסמך החתום. ההבדלים בין קובץ שנשלח בדואר אלקטרוני לבין מסמך ממוחשב תקין מוסברים גם במאמר על תקינות חשבונית באינטרנט.

אם הספק שלח קישור להורדה, הורידו את החשבונית לארכיון העסק במקום להסתמך רק על הקישור. אפשר לתייק לפי שנת מס וספק, ולשמור לצד המסמך פרטים שיאפשרו למצוא אותו גם בלי לזכור את שם הקובץ. שיטת התיוק היא כלי עבודה, והיא נוספת על הדרישות החלות על מערכת החשבונות.

לפני סגירת מנוי או מעבר לתוכנה אחרת, בררו איך מקבלים את המסמכים החתומים ואת נתוני האיתור שלהם. פתחו מסמכים מהייצוא ובדקו שאפשר לזהות את החשבונית המבוקשת גם מחוץ למערכת הישנה.

מתי סריקה מאפשרת להשמיד חשבונית נייר

סעיף 25(ה) להוראות מאפשר לשמור מסמך שהתקבל מגורם חוץ כתוצר סריקה ממוחשבת, אם הסריקה נעשתה לפי נספח ו׳ והקובץ נשמר לפי נספח ז׳. המסלול חל על קבלה, תעודת משלוח, חשבונית, חשבונית מס, הודעת זיכוי והזמנה שקיבל העסק.

כדי שהמסמך ייחשב מסמך סרוק, נדרשים התנאים האלה:

• המסמך נרשם במערכת החשבונות.
• הסריקה מפיקה תוצר קריא הזהה למקור.
• על הקובץ מופיעות בצורה בולטת המילים "מסמך סרוק".
• העסק או מי מטעמו חתמו על הקובץ בחתימה אלקטרונית מאושרת.
• אדם נוסף בדק שהקובץ זהה למקור וחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת משלו.
• ננקטו אמצעים סבירים נגד שיבוש הקובץ.

גם אחרי סריקה תקינה, נספח ו׳ מתיר לבער את המקור של שנת מס מסוימת רק כשמתקיימים כל אלה:

• הקובץ נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות בארכיב דיגיטלי לפי נספח ז׳.
• הוגש לאותה שנה דוח לפי סעיף 131 לפקודת מס הכנסה.
• לגבי ניכוי לפי סעיף 166 לפקודה, הוגש דוח הניכויים במועד ובדרך הקבועים.
• העסק לא הורשע בעבירת מס או בעבירה פלילית מסוימת בארבע השנים שלפני תחילת שנת המס. בתאגיד הבדיקה חלה גם על בעלי הזכויות והמנהלים.
• פנקסי אותה שנה לא נמצאו בלתי קבילים, ואין לגביהם הליך תלוי ועומד לפי הסעיפים המנויים בנספח.

נספח ז׳ דורש שהארכיב יתעד לכל מסמך נתונים כמו סוג המסמך, מספר העוסק של המנפיק, התאריך והמספר. הוא דורש גם חיפוש לפי הנתונים האלה, שמירת החתימות, יומן אירועים שאי אפשר לשנות וגיבוי ושחזור.

לפני שמשמידים נייר, בקשו ממנהל החשבונות ומספק המערכת להסביר כיצד התהליך שלכם עומד בהוראות. כל עוד הדבר לא הובהר, שמרו את המקור לצד הסריקה. צילום בטלפון או העלאת קובץ לתיקייה אינם אישור לביעור.

איך לארגן אחסון וגיבוי שאפשר להשתמש בהם בביקורת

ארכיון שימושי מאפשר לעבור מרישום בהנהלת החשבונות אל המסמך שתומך בו. קבעו שיטת תיוק אחידה: שנת המס, שם הספק, תאריך החשבונית ומספרה. במסמכי נייר אפשר לציין ברישום היכן נמצא הקלסר; בקבצים אפשר לשמור הפניה למיקומם.

הפרידו בין אחריות לקליטת מסמכים, טיפול בחוסרים ושמירת הארכיון. אם משרד חיצוני מטפל בספרים, בררו מי מחזיק במקורות, למי יש גישה לקבצים ואיך תקבלו אותם בסיום ההתקשרות. שאלות אלה משתלבות בבחירת משרד הנהלת חשבונות וחלוקת האחריות מולו.

סעיף 25(א) קובע שמערכת החשבונות מוחזקת במען העסק שצוין בדוח על ההכנסה, או במקום אחר שעליו הודיע העסק בכתב לפקיד השומה. עסק שיש לו הכנסה שהופקה בישראל או באזור צריך להחזיק את המערכת בישראל או באזור, למעט חריגים מסוימים של הכנסה ממשלח יד בחו״ל. סעיף 25(ב) מתיר להוציא אותה זמנית למטרות כמו ביקורת ספרים, השלמת רישומים או מתן עדות.

למערכת חשבונות ממוחשבת נקבעו גם דרישות גיבוי. סעיף 25(ו) קובע גיבוי בשבוע הראשון של כל רבעון ושמירתו במקום אחר מזה שבו מוחזקת המערכת, שעליו נמסרה הודעה בכתב לפקיד השומה. גם על הגיבוי חלה דרישת המקום בישראל או באזור. בנוסף, צריך להיות אפשר להפיק פלט מודפס וחזותי של המערכת ושל הגיבוי.

בדקו שאפשר לשחזר את החומר בפועל: פתחו קובץ מתוך הגיבוי וחפשו מסמך לפי פרטיו. בררו גם היכן נשמרת מערכת החשבונות, כי שירות ענן שנגיש מכל מקום עדיין צריך לעמוד בדרישות המקום שבסעיף 25.

חשבוניות וקבלות על נייר תרמי עלולות לדהות בחום, כפי שמצוין בסקירה של משרד רואי חשבון על תקופות השמירה. שמרו אותן הרחק ממקורות חום ובדקו מדי פעם שהן עדיין קריאות.

מה בודקים לפני שמפנים ארכיון ישן או מטפלים בחשבונית חסרה

אם חשבונית חסרה, התחילו בחיפוש במערכת החשבונות, בקבצים ובתכתובות עם הספק. לאחר מכן פנו לספק לקבלת העתק מתאים או לשחזור המסמך, והעבירו למייצג רשימה מסודרת של החוסרים.

קבלת העתק אינה מבטיחה שההוצאה או מס התשומות יוכרו. סעיף 38 לחוק מע״מ מתיר לנכות מס תשומות הכלול בחשבונית מס שהוצאה לעוסק כדין, וקובע לכך פרק זמן של שישה חודשים מיום הוצאתה. הודעה של לשכת מנהלי החשבונות מ־25 במרץ 2020 על הקלה זמנית מציינת שהכלל הרגיל דורש חשבונית מקור או חשבונית ממוחשבת חתומה דיגיטלית. אותה הקלה חלה רק מ־1 במרץ 2020 עד 31 במאי 2020, ולכן לפני דיווח על סמך העתק בררו את הטיפול עם המייצג.

לפני פינוי ארכיון ישן, בדקו בנפרד חשבוניות רכישת נכסים שעדיין משמשות להוכחת עלות או פחת. הסקירה שהוזכרה קודם מציעה לשקול שמירה ארוכה יותר גם של חוזי שכירות, חוזים ארוכי טווח, תנאי עובדים ומסמכים הקשורים לתביעות תלויות, מסיבות שאינן קשורות למס.

• תועד מועד הגשת הדוח ונבדק המועד המאוחר של השמירה.
• הקבצים המקוריים החתומים זמינים ואפשר לאתר אותם.
• מקורות הנייר נשמרו, או שנבדקה העמידה בתנאי הסריקה והביעור.
• נבדקה האפשרות לפתוח מסמכים ולשחזר חומר מהגיבוי.
• מסמכים חסרים ומסמכי נכסים הועברו לבדיקה לפני הפינוי.