צפייה בתלוש שכר אונליין: איך שולחים ומקבלים תלוש דיגיטלי

צפייה בתלוש שכר דיגיטלי: מה החוק מתיר למעסיק

חוק הגנת השכר מחייב כל מעסיק למסור לעובד תלוש שכר עם פרטי השכר ששולם לו. המועד האחרון הוא היום התשיעי אחרי המועד שבו היה צריך לשלם את השכר. ברירת המחדל היא תלוש מודפס.

תקנות הגנת השכר (דרכים מיוחדות למסירת תלושי שכר), התשע"ז-2017, פורסמו ב-26 ביולי 2017. הן מאפשרות להחליף את התלוש המודפס בתלוש דיגיטלי באחת משלוש דרכים:

• אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק: העובד מזדהה ורואה את התלושים שלו.
• כתובת מייל מטעם המעסיק: תיבה שהמעסיק נתן לעובד לשימושו הבלעדי.
• כתובת המייל הפרטית של העובד.

התנאי המרכזי הוא הסכמה בכתב של העובד, על גבי טופס ההסכמה שמופיע בתוספת לתקנות. המעסיק לא יכול לקבוע תלוש דיגיטלי כברירת מחדל. בכל אחת מהדרכים חייבת להיות לעובד אפשרות להדפיס את התלוש.

ב-18 בפברואר 2019 פרסם משרד העבודה הנחיית אכיפה לתלוש דיגיטלי. ההנחיה מפרטת מה מעסיק צריך לעשות כדי שייחשב כמי שמסר את התלוש כנדרש, בעיקר בעניין וידוא קבלה וטיפול בתקלות. הפירוט מופיע בהמשך.

ב-2023 פורסמה טיוטת תיקון לתקנות. לפי הטיוטה, מעסיק שסיפק לעובד תשתית מחשוב יוכל למסור תלוש דיגיטלי גם בלי הסכמת העובד. נכון לבדיקה שלנו, לא מצאנו פרסום של נוסח סופי, ולכן דרישת ההסכמה עדיין בתוקף. כדאי לבדוק את המצב העדכני מול משרד העבודה או רואה החשבון.

איך מפיקים ושולחים תלוש דיגיטלי: השלבים למעסיק

נניח שיש לכם עסק עם חמישה עובדים ואתם רוצים לעבור לתלושים דיגיטליים. זה סדר הפעולות: שלבי הפקת תלוש שכר ומסירתו מפורטים במדריך נפרד.

1. בחרו דרך מסירה. אתר או פורטל מאובטח, או שליחה במייל. אתר צריך לזהות כל עובד באופן אישי ולתעד אם העובד קיבל את התלוש וצפה בו.
2. החתימו כל עובד על טופס ההסכמה. הטופס מופיע בתוספת לתקנות. שמרו את הטופס החתום בתיק העובד. עובד שלא חתם ממשיך לקבל תלוש מודפס.
3. הגדירו גישה. במייל: הכתובת הפרטית של העובד או תיבה שהמעסיק נותן לו לשימושו בלבד. באתר: משתמש אישי עם הזדהות. אם צד שלישי מפעיל את המערכת, למשל תוכנת שכר או לשכת שירות, התקנות מחייבות למסור לעובד את פרטי המפעיל.
4. הפיקו את התלוש כרגיל. התוכן לא משתנה, וכל הרכיבים שחוק הגנת השכר מחייב צריכים להופיע. פירוט הרכיבים נמצא במדריך איך קוראים תלוש שכר.
5. שלחו או העלו עד היום הקובע. מועד המסירה זהה לתלוש מודפס.
6. הודיעו לעובד ווודאו קבלה. כשהתלוש עולה לאתר, שלחו לעובד הודעה שהוא זמין. כשהתלוש נשלח למייל הפרטי, העובד צריך לאשר בכתב, גם במייל, שקיבל אותו. האישור צריך להגיע עד 5 ימים מהיום הקובע.
7. שמרו את התלושים זמינים. באתר, התלושים צריכים להיות נגישים לפחות 12 חודשים מהמועד הקבוע למסירה. בנוסף, לפחות שבע שנים העובד יכול לבקש עותק מודפס של כל תלוש.

הנחיית האכיפה: וידוא קבלה, תקלות וסיום העסקה

התקנות והנחיית האכיפה של משרד העבודה קובעות מה המעסיק צריך לעשות בכל מצב:

מעסיקים קטנים נוטים לפספס בעיקר את האישור. שליחת קובץ PDF במייל בלי לקבל תשובה לא מוכיחה שהתלוש נמסר. אפשר לבקש מהעובד להשיב במייל שהתלוש התקבל, או להשתמש במערכת שמתעדת צפייה.

הנוסח המלא של התקנות ושל הנחיית האכיפה מתפרסם באתר משרד העבודה. לפני שאתם מגדירים תהליך, קראו את הנוסח הרשמי.

פורטל עובדים או מייל: מה מתאים לעסק קטן

שתי הדרכים מותרות. ההבדלים הם בעיקר בעבודה השוטפת ובתיעוד.

בעסק עם שניים או שלושה עובדים, מייל עם אישור קבלה יכול להספיק. ככל שיש יותר עובדים, פורטל שמתעד צפייה חוסך מעקב ידני אחרי אישורים. אם השכר מופק אצל רואה חשבון או בלשכת שירות, שאלו אם הם מציעים פורטל עובדים ובאיזו עלות. אפשר לקרוא מה כולל תלוש חכם למעסיק.

צפייה בתלוש שכר של עובדי הוראה במשרד החינוך

מורים, גננות ושאר עובדי ההוראה שמועסקים על ידי משרד החינוך צופים בתלוש בפורטל עובדי הוראה של המשרד, באזור המידע המנהלי, בעמוד תלוש שכר (poh.education.gov.il). בפורטל מוצגים גם נתונים אחרים, כמו ותק, דרגות, השתלמויות ואישורים שאפשר להפיק.

איך נכנסים

1. היכנסו לפורטל עובדי הוראה.
2. הזדהו בפרטים האישיים שלכם. אל תמסרו אותם לאחרים.
3. באזור המנהלי בחרו בעמוד תלוש השכר ואחר כך בחודש הרצוי.
4. שמרו עותק של התלוש אצלכם.

מה לבדוק אם משהו לא עובד

• שכחתם סיסמה: פנו לתמיכה הטכנית של משרד החינוך.
• האתר איטי בתחילת החודש: בתחילת החודש יש בדרך כלל עומס. רעננו את הדף, נסו שוב מאוחר יותר או נסו דפדפן אחר.
• אתם מועסקים על ידי רשות מקומית או רשת חינוך: הפורטל פתוח לכל עובדי ההוראה, אבל התלוש מגיע מהמעסיק בפועל. ייתכן שהתלוש שלכם נמצא במערכת של הרשות או של הרשת. בררו במחלקת השכר של המעסיק.

אם יש בתלוש טעות בהיקף המשרה, בוותק או ברכיב מסוים, פנו קודם להנהלת המוסד או למזכירות, שמדווחות את הנתונים למשרד.

זכויות העובד: מה אפשר לדרוש כשהתלוש דיגיטלי

גם כשהתלוש דיגיטלי, לעובד יש זכויות ברורות:

• לסרב. אי אפשר להעביר עובד לתלוש דיגיטלי בלי הסכמה בכתב על גבי הטופס שבתקנות.
• לחזור בו. עובד שהסכים יכול להודיע בכתב, גם במייל, שהוא רוצה לחזור לתלוש מודפס. השינוי חל מהחודש שאחרי ההודעה.
• להדפיס. בכל דרך מסירה צריכה להיות אפשרות להדפיס את התלוש.
• לגשת לתלושים קודמים. באתר, לפחות 12 חודשים אחורה, וגם אחרי סיום העבודה. עותק מודפס אפשר לבקש עד שבע שנים מהמועד שבו התלוש היה צריך להימסר.
• לקבל פתרון לתקלה. אם התלוש לא נפתח מסיבה טכנית, המעסיק צריך לתת פתרון בתוך 5 ימים.
• לדעת מי מפעיל את המערכת. אם צד שלישי מפעיל את האתר או את המייל, המעסיק צריך למסור לעובד את פרטיו.

מעסיק שלא מוסר תלוש במועד חשוף לאכיפה של משרד העבודה, כולל התראה מנהלית או עיצום כספי, וגם לתביעה של העובד. תלוש דיגיטלי שנשלח בלי הסכמה או בלי אישור קבלה עלול להיחשב כתלוש שלא נמסר.

טעויות נפוצות במעבר לתלוש דיגיטלי ואיך להימנע מהן

• מעבר גורף בלי טופסי הסכמה. הודעה כללית בקבוצת הוואטסאפ של העובדים לא נחשבת הסכמה בכתב לפי התקנות. כל עובד חותם על הטופס בנפרד.
• שליחה בוואטסאפ או בהודעה. התקנות מתירות אתר מאובטח או מייל. צילום של התלוש באפליקציית מסרים לא מופיע ברשימת הדרכים המותרות.
• מייל משותף. כתובת כמו office@ שכמה אנשים קוראים לא עומדת בדרישה של תיבה לשימושו הבלעדי של העובד.
• אין מעקב אחרי אישורים. נהלו רשימה פשוטה עם עמודות של עובד, חודש, תאריך שליחה ותאריך אישור. מי שלא אישר עד 5 ימים מהיום הקובע מקבל תלוש מודפס בתוך 5 ימים נוספים.
• עובד שעזב מאבד גישה. אם החשבון בפורטל נחסם כשהעובד עוזב, שלחו לו לפני כן את התלושים של 12 החודשים האחרונים.
• אין ארכיון לשבע שנים. עובד יכול לבקש עותק מודפס של תלוש עד שבע שנים אחורה. ודאו שתוכנת השכר או רואה החשבון שומרים את התלושים לאורך כל התקופה.
• קובץ בלי הגנה. בתלוש יש מספר זהות, נתוני שכר ופרטי חשבון בנק. קובץ מוגן בסיסמה מצמצם את הנזק אם המייל מגיע לכתובת שגויה.

רואה החשבון או לשכת השכר שלכם יכולים לבדוק שהתהליך כולו עומד בתקנות ובהנחיית האכיפה.

שאלות נפוצות

מעסיק יכול לחייב אותי לקבל תלוש שכר רק במייל?

לפי התקנות שבתוקף מ-2017, לא. תלוש דיגיטלי מותר רק אחרי שהעובד חתם על טופס הסכמה, והעובד יכול לחזור בו בכתב ולקבל תלוש מודפס מהחודש שאחרי ההודעה.

עד מתי המעסיק צריך למסור תלוש שכר?

עד היום התשיעי אחרי המועד שבו היה צריך לשלם את השכר. המועד זהה לתלוש מודפס ולתלוש דיגיטלי.

מורה שמועסקת על ידי רשות מקומית תמצא את התלוש בפורטל עובדי הוראה?

לא בהכרח. הפורטל פתוח לכל עובדי ההוראה, אבל התלוש מגיע מהמעסיק בפועל, ולכן כדאי לברר במחלקת השכר של הרשות או של הרשת איפה הוא מתפרסם.

אפשר לקבל עותק מודפס של תלוש ישן שנשלח דיגיטלית?

כן. לפי התקנות, המעסיק צריך לאפשר לעובד לקבל עותק מודפס של התלוש לפחות שבע שנים מהמועד שבו היה צריך למסור אותו.

מותר לשלוח תלוש שכר בוואטסאפ?

התקנות מתירות אתר אינטרנט מאובטח, מייל מטעם המעסיק או המייל הפרטי של העובד. אפליקציית מסרים לא מופיעה ברשימת הדרכים המותרות.