חשבונית עוסק פטור: איזה מסמך מפיקים ואיך מוציאים קבלה

איך מפיקים חשבונית עוסק פטור: המסמך המתאים בכל שלב

עוסק פטור מפיק קבלה על כל תשלום שהתקבל, מיד עם קבלתו. הוא אינו רשאי להוציא חשבונית מס, וגם לא חשבונית מס קבלה. הסיבה היא שעוסק פטור אינו גובה מע״מ מלקוחותיו על עסקאותיו, ולכן אין לו מסמך שמאפשר ללקוח לנכות מס תשומות. כך מוסבר בהסבר על הוצאת חשבוניות וקבלות בכל־זכות.

לפי אותו הסבר, עוסק פטור גם אינו חייב להוציא חשבונית עסקה. מה שחובה הוא קבלה, וכך גם נהוג בפועל. כשמחפשים "חשבונית עוסק פטור", המסמך שמבקשים הוא בדרך כלל הקבלה שהעסק מפיק אחרי שהלקוח שילם. על החובה השנתית מול רשות המסים אפשר לקרוא במדריך על דיווח מע"מ לעוסק פטור.

חשבונית עסקה מועילה כשהלקוח מבקש מסמך לפני שהוא משלם, למשל כדי להעביר אותו לאישור במחלקת הכספים. היא מפרטת את העסקה ואת הסכום, אבל אינה מעידה שהתשלום התקבל. כשהכסף מגיע, מפיקים קבלה. להסבר על ההבדלים בין מסמכי בקשת תשלום ראו חשבונית עסקה לעומת חשבונית פרופורמה.

לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), קבלה נערכת לכל תקבול בנפרד. אם הלקוח שילם בשתי פעימות, מפיקים שתי קבלות, אחת לכל תשלום, גם אם שתיהן שייכות לאותה עבודה.

לפני ההפקה הכינו את פרטי העסק כפי שנרשם, את פרטי הלקוח, תיאור של השירות או המוצר, את הסכום ואת אמצעי התשלום. ודאו שאתם עובדים עם פנקס קבלות מתאים או עם מערכת להפקת מסמכים, ושההגדרות שלה תואמות את מעמד העסק כעוסק פטור.

שלבי הפקת קבלה עוסק פטור

1. בררו מה התקבל בפועל. הפרידו בין התחייבות לשלם לבין תשלום שכבר נכנס. בדקו מי שילם, מה הסכום ובאיזה אמצעי. לפי כל־זכות, את הקבלה מפיקים עם קבלת התשלום.
2. בחרו קבלה. בדקו את כותרת המסמך לפני ההפקה. אם מופיעה הכותרת חשבונית מס או חשבונית מס קבלה, עצרו ובדקו את הגדרות העסק במערכת.
3. מלאו את הפרטים. לפי סעיף 5 להוראות ניהול פנקסי חשבונות, הקבלה כוללת מספר עוקב, שם בעל העסק ומספר הזיהוי שלו, תאריך, שם המשלם ומענו, סכום התקבול ומהות התקבול. נדרשת גם חתימת המקבל, אלא אם הקבלה נשלחה כמסמך ממוחשב.
4. הוסיפו פרטי המחאה כשצריך. בקבלה על שיק רושמים את מספר השיק, שם הבנק והסניף ומועד הפירעון.
5. קשרו את הקבלה לעסקה. כתבו תיאור שיהיה מובן גם בעוד כמה שנים, כגון תשלום עבור שירות מסוים או מקדמה עבור הזמנה. אם הוצאתם קודם חשבונית עסקה, כדאי לציין את מספרה כדי להקל על המעקב.
6. הפיקו ומסרו עותק למשלם. שמרו את התיעוד במערכת החשבונות. אם הלקוח מבקש שוב את אותה קבלה, שלחו העתק של המסמך הקיים במקום להפיק מסמך חדש.

פרטי החובה מופיעים בסעיף 5 בנוסח הוראות ניהול פנקסי חשבונות. להרחבה על שגרת ההפקה ראו מועד הוצאת קבלה ופרטי החובה בה.

דוגמה: בקשת תשלום, מקדמה ויתרה

נניח שאתם נותנים שירות, והלקוח מבקש מסמך לפני התשלום. אתם שולחים חשבונית עסקה ובה תיאור העבודה והמחיר שסוכם. בשלב הזה עדיין אין תשלום, ולכן אין מה לתעד בקבלה.

בהמשך מתקבלת מקדמה. מפיקים קבלה על המקדמה בלבד, ורושמים במעקב שלכם שנותרה יתרה לתשלום. כשהיתרה מתקבלת, מפיקים קבלה נוספת עליה. זה מתאים לכלל שקבלה נערכת לכל תקבול בנפרד.

נניח שהלקוח שילם את היתרה בשני שיקים. כל שיק הוא תקבול נפרד, ולכל אחד רושמים את מספרו, את הבנק והסניף ואת מועד הפירעון.

לצורך המעקב אפשר לרכז תחת אותה עסקה את חשבונית העסקה ואת הקבלות שנוגעות אליה. כך רואים מה התבקש ומה התקבל, ובקשת התשלום לא נספרת כתקבול נוסף. זו ההבחנה בין המסמכים שמתוארת בהסבר בכל־זכות.

קבלה דיגיטלית עוסק פטור: תנאי ההפקה והשליחה

אפשר לשלוח קבלה כמסמך ממוחשב, בתנאים שקובע סעיף 18ב להוראות ניהול פנקסי חשבונות. לפי ההגדרה בסעיף 1, מסמך ממוחשב נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים, והוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת של מי שערך אותו. סריקה של קבלה מנייר, או קובץ שאינו חתום כך, אינם עומדים בהגדרה הזו.

על המסמך צריכות להופיע בצורה בולטת המילים "מסמך ממוחשב". המסמך נשלח רק אחרי שנרשם במערכת החשבונות של העסק.

לפני המשלוח הראשון של מסמך ממוחשב צריך להודיע על כך לפקיד השומה בדואר רשום. אפשר לשלוח מסמך ממוחשב רק למי שהסכים לכך מראש, בכתב או באופן ממוחשב, ואת ההסכמה, וגם את ביטולה אם בוטלה, שומרים כחלק ממערכת החשבונות. לקוח שביטל את הסכמתו מקבל מכם מסמכים בדרך אחרת.

כשהקבלה חתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת, התשלום צריך להגיע באחת משלוש דרכים בלבד: כרטיס אשראי של הלקוח, שיק משורטט "לא סחיר" לפקודת העסק בלבד, או העברה ישירה מחשבון הלקוח לחשבון העסק. תשלום במזומן אינו ברשימה. לכן כדאי לשאול את ספק המערכת איזה סוג חתימה הוא משתמש בו ואיך הוא מתאים לדרכי הגבייה שלכם.

התנאים מפורטים בסעיפים 1 ו־18ב בנוסח הוראות ניהול פנקסי חשבונות. להמשך ההיערכות ראו הפקה, שליחה ושמירה של קבלה דיגיטלית.

כשהלקוח דורש חשבונית מס או חסר מסמך

הלקוח אומר שמחלקת הכספים חייבת חשבונית מס

הסבירו שאתם עוסק פטור, ובקשו מהלקוח לבדוק אילו מסמכים נדרשים מספק במעמד הזה. גם אם הלקוח מתעקש, אתם לא רשאים להוציא חשבונית מס. אפשר לכתוב מראש בהצעת המחיר שהמסמכים יהיו חשבונית עסקה לפני התשלום וקבלה אחריו.

עוסק פטור אינו גובה מע״מ מלקוחותיו על עסקאותיו הרגילות, ולכן הלקוח לא מקבל ממנו חשבונית מס לניכוי מס תשומות. ההבחנה מוסברת בערך עוסק פטור בכל־זכות.

הלקוח מבקש לשלוח שוב קבלה

חפשו קודם לפי שם הלקוח, מועד התשלום או הסכום. השוו את המסמך לתשלום לפני השליחה, כדי שלא תפיקו בטעות קבלה נוספת על אותו תקבול. קבלה כפולה יוצרת רישום של הכנסה שלא התקבלה.

הופק מסמך שגוי

שמרו את המסמך המקורי ואת פרטי הטעות. בררו את דרך התיקון במערכת שלכם ועם איש המקצוע שמטפל בעסק, ואל תמחקו את המסמך השגוי בלי לתעד אותו. אם אתם צריכים עזרה בבירור, אפשר לפנות לבלנטיה, שירות ראיית החשבון וייעוץ המס של ברנדיני, הסוכנות שמפעילה את המגזין.

רשימת בדיקה לפני השליחה ושמירת המסמכים

• כותרת המסמך היא קבלה או חשבונית עסקה, ולא חשבונית מס או חשבונית מס קבלה.
• הקבלה מתעדת תשלום שהתקבל, ולא יתרת חוב שעוד לא שולמה.
• לכל תקבול הופקה קבלה נפרדת.
• פרטי העסק, המשלם והתשלום נבדקו מול האסמכתאות, ובקבלה על שיק נרשמו פרטי השיק.
• אפשר לשייך את התקבול לעסקה לפי התיאור שלו.
• לפני הפקה נוספת בדקתם שאין כבר קבלה על אותו תשלום.
• במשלוח דיגיטלי נשלחה הודעה לפקיד השומה, נשמרה הסכמת הלקוח והמסמך מסומן "מסמך ממוחשב".

את מערכת החשבונות שומרים שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר. מסמך ממוחשב ששלחתם או קיבלתם נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים יחד עם החתימה האלקטרונית שבה נחתם. הכללים מופיעים בסעיף 25 בהוראות ניהול פנקסי חשבונות.

לפני מעבר למערכת אחרת ודאו שתוכלו להמשיך לאתר את המסמכים הישנים ולהפיק מהם העתקים לאורך כל תקופת השמירה. אם אתם עוברים מפנקס נייר למערכת דיגיטלית, שמרו גם את הפנקסים המלאים לאותה תקופה.