חשבונית דיגיטלית: איך בוחרים מערכת ומה מותר לפי החוק

מה הופך חשבונית דיגיטלית לתקינה

חשבונית דיגיטלית היא חשבונית שנוצרת, נשלחת ונשמרת במחשב, בלי עותק נייר. לפי הוראת מס הכנסה 24/2004 בנושא מסמכים ממוחשבים, מסמך כזה צריך להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת. החתימה מזהה את מי שהפיק את המסמך ומאפשרת לגלות אם מישהו שינה אותו אחרי ההפקה. על המסמך צריכות להופיע המילים "מסמך ממוחשב". את פרטי ההפקה, השליחה והשמירה אפשר למצוא במדריך לחשבוניות מס ממוחשבות.

יש עוד שלושה תנאים מעשיים:

• תוכנה רשומה: יצרנים שמציעים תוכנה להנהלת חשבונות לשימוש של אחרים, גם בחינם, חייבים לרשום אותה ברשות המסים. במרשם הרשמי אפשר לבדוק אם תוכנה רשומה ועד מתי תעודת הרישום בתוקף.
• הסכמת הלקוח: לפי ההוראה, שולחים מסמך ממוחשב רק ללקוח שהסכים מראש לקבל מכם מסמכים ממוחשבים.
• שמירה בפורמט המקורי: מי שמקבל את החשבונית שומר אותה כפי שנשלחה, עם החתימה האלקטרונית. עותק מודפס לא מחליף את הקובץ החתום.

מה מותר: להפיק חשבוניות מס, קבלות וחשבוניות מס/קבלה במערכת ענן רשומה, לשלוח אותן בדוא"ל או בקישור ולוותר לגמרי על פנקס נייר. מה לא עובד: קובץ Word או PDF שהכנתם בעצמכם, בלי תוכנה רשומה, בלי מספור רציף ובלי חתימה. מסמך כזה לא עונה על ההגדרה של מסמך ממוחשב.

על השדות שחייבים להופיע בכל חשבונית כתבנו במדריך איך מפיקים חשבונית אונליין ומה צריך כדי שתהיה תקינה.

להפקת המסמך קראו על חשבונית אונליין, לבחירת סוגו קראו על חשבונית מס מול קבלה, ולמספר הקצאה קראו על חשבוניות ישראל.

מספר הקצאה ב-2026: מה המערכת צריכה לעשות בשבילכם

במסגרת מודל "חשבוניות ישראל", לקוח שהוא עוסק מורשה יכול לנכות מע"מ תשומות על חשבונית שמעל סף מסוים רק אם יש בה מספר הקצאה מרשות המסים. לפי הוראת ביצוע מע"מ 1/2025 מ-7.12.2025, הסף ירד ל-10,000 ש"ח לפני מע"מ מ-1.1.2026, ול-5,000 ש"ח לפני מע"מ מ-1.6.2026. ב-2025 הסף עמד על 20,000 ש"ח.

את הבקשה למספר הקצאה מגיש מי שמפיק את החשבונית, והשירות של רשות המסים ניתן בחינם. בבקשה מזינים את פרטי החשבונית, בהם מספר העוסק של הלקוח, מספר החשבונית והסכומים. אפשר להגיש ידנית באתר, אבל מערכת חשבוניות דיגיטליות יכולה לשלוח את הבקשה אוטומטית ולהוסיף את המספר לחשבונית.

כשאתם בוחרים מערכת, בדקו שהיא:

• מבקשת מספר הקצאה אוטומטית כשהסכום עובר את הסף.
• מציגה הודעה ברורה אם הבקשה נדחתה. רשות המסים רשאית לסרב להקצות מספר כשיש חשש סביר שהחשבונית הוצאה שלא כדין.
• מאפשרת לחבר את החשבון שלכם ברשות המסים באמצעות הרשאה לפעולות דיגיטליות.

הרחבה על הספים ועל מה שקורה לחשבונית בלי מספר הקצאה תמצאו במדריך חובת מספר הקצאה ב-2026.

השוואת מחירים: שלוש מערכות חשבונית דיגיטלית נפוצות

הטבלה מרכזת את המסלולים כפי שהם מופיעים במחירונים, נכון לאוקטובר 2026. כל המחירים לפני מע"מ. המחירים של iCount ושל EZcount לקוחים מהמחירונים הרשמיים שלהן. המחירים של Morning לקוחים מעמוד השוואה של המתחרה סלייט, שלפי העמוד נבדק מול המחירון הרשמי ב-6.10.2026. מחירים משתנים, ולכן לפני הרשמה כדאי לבדוק את העמוד הרשמי של כל ספק. אפשר גם לקרוא השוואת מסלולי מורנינג, חריגות וסליקה.

מבנה התמחור שונה בין המערכות. מסלול Express של iCount הוא תשלום שנתי קבוע עם התחייבות לשנה ובלי הגבלת מסמכים, אבל הוא לא כולל חיבור לחנויות אונליין, תוספות ו-API, וסליקת אשראי עולה בנפרד.

ב-iCount גם התוספות מתומחרות בנפרד: הוראות קבע עולות 30 ש"ח לחודש ועוד 22 אגורות לכל ניסיון חיוב, ושמירת כרטיסי אשראי לחיוב חוזר מוסיפה 20 ש"ח לחודש. תזכורות תשלום עולות 29 ש"ח לחודש. ב-EZcount מסלול פרדס עולה 79 ש"ח לחודש וכולל מסמכים ללא הגבלה וסליקת אשראי, בלי עלויות הקמה ועמלות סליקה.

חשבונית דיגיטלית חינם: מה קיים בפועל

בשלוש המערכות שבטבלה אין מסלול חינמי קבוע, נכון לאוקטובר 2026. יש תקופות ניסיון: ב-iCount תקופת ניסיון של 45 יום עם כל הפיצ'רים, וב-EZcount אפשר להתנסות בחינם, אבל לפי המחירון הניסיון לא כולל את כל הפיצ'רים.

מה ניתן בחינם באתר רשות המסים:

• בקשת מספר הקצאה לחשבונית.
• אימות חשבונית של ספק לפי מספר ההקצאה, בשירות נפרד.
• בדיקה במרשם התוכנות אם התוכנה שאתם שוקלים רשומה.

אם מצאתם מערכת שמציעה הפקת חשבונית דיגיטלית חינם לצמיתות, בדקו שלושה דברים לפני שמתחילים: האם התוכנה רשומה ברשות המסים, האם היא תומכת במספרי הקצאה, והאם אפשר לייצא ממנה את כל המסמכים אם תעזבו. מסלול חינמי בלי אפשרות ייצוא עלול לעלות לכם יותר בהמשך.

לעסק שמפיק מעט מסמכים, ההפרש בין המסלולים הזולים קטן. נניח שאתם מפיקים 15 מסמכים בחודש: במסלול הזול ביותר שמתאים לכך בכל אחת משלוש המערכות, העלות השנתית נעה בין 252 ל-348 ש"ח לפני מע"מ, בתשלום שנתי. את הסכום כולל מע"מ אפשר לחשב במחשבון המע"מ להוספה והפחתה.

איך בוחרים מערכת חשבוניות דיגיטליות: 7 בדיקות

אין מערכת חשבונית דיגיטלית מומלצת אחת לכל העסקים. ההתאמה תלויה בכמות המסמכים, בסוג העסק ובכלים שאתם כבר עובדים איתם. אלה הבדיקות שכדאי לעשות לפני שמתחייבים:

1. רישום ברשות המסים. חפשו את התוכנה במרשם התוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת וודאו שתעודת הרישום בתוקף.
2. מספרי הקצאה אוטומטיים. שאלו אם המערכת מבקשת מספר הקצאה בעצמה בחשבוניות שמעל 5,000 ש"ח לפני מע"מ, ומה קורה כשרשות המסים לא מאשרת.
3. כמות המסמכים בפועל. ספרו כמה חשבוניות, קבלות וזיכויים הפקתם בשלושת החודשים האחרונים. במכסה נספרים כל סוגי המסמכים, גם קבלות וזיכויים.
4. מחיר כולל. חברו את מחיר המסלול, מסמכים מעבר למכסה, תוספות (סליקה, חיוב חוזר, משתמשים נוספים) ומע"מ. תשלום שנתי זול יותר מחודשי, אבל משלמים אותו מראש.
5. חיבורים. אם אתם מוכרים באתר (Shopify, WooCommerce, Wix), גובים באשראי או עובדים עם CRM, בדקו שיש חיבור מובנה וכמה הוא עולה.
6. עבודה עם רואה החשבון. בדקו שאפשר לתת לרואה החשבון גישה למערכת או להעביר לו ייצוא מסודר. זה חוסך עבודה בדוח השנתי.
7. ייצוא ויציאה. ודאו שאפשר להוריד את כל המסמכים החתומים ואת רשימת הלקוחות. חובת שמירת המסמכים חלה עליכם גם אחרי שתעזבו את הספק.

טעויות נפוצות בהפקת חשבונית דיגיטלית

• שליחת PDF ידני במקום מסמך חתום. חשבונית שנוצרה בתוכנת עיבוד תמלילים ונשמרה כ-PDF אינה חתומה בחתימה אלקטרונית, ולכן היא לא מסמך ממוחשב לפי ההוראה.
• הסתמכות על עותק מודפס. לקוח שמדפיס את החשבונית ומוחק את הקובץ המקורי מאבד את החתימה. בקשו מהלקוחות לשמור את הקובץ או הקישור המקורי.
• חשבונית גדולה בלי מספר הקצאה. לקוח עסקי לא יוכל לנכות מע"מ תשומות על חשבונית מעל הסף בלי מספר הקצאה, ויבקש מכם לתקן.
• החלפת מערכת באמצע שנה בלי תכנון. לפני מעבר, תאמו עם רואה החשבון ממאיזה מספר מתחילים במערכת החדשה, כדי שהמספור יישאר רציף.
• מסלול קטן מדי. בחודש עמוס, תשלום על מסמכים מעבר למכסה יכול לייקר את המסלול הזול. ב-Morning וב-EZcount מסמך מעבר למכסה עולה בין 0.15 ל-1 ש"ח, לפי המסלול.

החשבוניות שאתם מפיקים הן הבסיס לדיווח התקופתי. אם אתם עוסקים מורשים, הסכומים מהמערכת משמשים אתכם בדוח המע"מ.

הפקת חשבונית דיגיטלית ראשונה: השלבים

1. בחירת מערכת ותקופת ניסיון. פתחו חשבון במערכת רשומה. בתקופת הניסיון הפיקו מסמך בדיקה כדי לראות איך הוא נראה אצל הלקוח.
2. הזנת פרטי העסק. שם, מספר עוסק, כתובת, סוג עוסק ופרטי בנק לתשלום. טעות כאן תופיע בכל מסמך.
3. מספור התחלתי. אם הפקתם בעבר חשבוניות בפנקס או במערכת אחרת, הגדירו את המספר הבא ברצף, בתיאום עם רואה החשבון.
4. חיבור לרשות המסים. תנו למערכת הרשאה לבקש מספרי הקצאה בשמכם, לפי ההנחיות של רשות המסים למתן הרשאה לפעולות דיגיטליות.
5. הסכמת לקוחות. קבלו מכל לקוח הסכמה לקבל מסמכים ממוחשבים, למשל בהצעת המחיר או בהסכם ההתקשרות.
6. הפקה ושליחה. בחרו סוג מסמך, הזינו את פרטי הלקוח, הסכום והתיאור, ושלחו בדוא"ל, בוואטסאפ או בקישור. המערכת חותמת את המסמך ושומרת עותק.
7. גישה לרואה החשבון. הוסיפו את רואה החשבון כמשתמש או הגדירו ייצוא חודשי, כך שהנתונים יהיו מוכנים לדוחות.

רואה החשבון יכול גם לוודא שסוגי המסמכים שהגדרתם מתאימים למעמד שלכם במע"מ, למשל עוסק פטור או עוסק מורשה. על הפקת קבלות קראו במדריך להפקת קבלה דיגיטלית.

שאלות נפוצות

האם חשבונית דיגיטלית שווה בתוקף לחשבונית נייר?

כן, אם היא מופקת בתוכנה רשומה, חתומה בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת ונשלחת ללקוח שהסכים לקבל מסמכים ממוחשבים, לפי הוראת מס הכנסה 24/2004.

מאיזה סכום חשבונית צריכה מספר הקצאה ב-2026?

לפי הוראת ביצוע מע"מ 1/2025, מ-1.1.2026 נדרש מספר הקצאה בחשבונית מעל 10,000 ש"ח לפני מע"מ, ומ-1.6.2026 מעל 5,000 ש"ח לפני מע"מ, כדי שהלקוח יוכל לנכות מע"מ תשומות.

יש מערכת חשבונית דיגיטלית חינם?

ב-Morning, ב-iCount וב-EZcount אין מסלול חינמי קבוע, נכון לאוקטובר 2026, אבל יש תקופות ניסיון. בקשת מספר הקצאה ואימות חשבונית באתר רשות המסים ניתנים בחינם.

איך בודקים שתוכנת חשבוניות רשומה ברשות המסים?

ב-gov.il יש שירות לאיתור מידע במרשם התוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת. שם רואים אם התוכנה רשומה ועד מתי תעודת הרישום בתוקף.

מה ההבדל בין תשלום שנתי לחודשי במערכות החשבוניות?

בתשלום שנתי המחיר החודשי נמוך יותר, אבל משלמים מראש ומתחייבים לשנה. למשל, ב-EZcount מסלול גבעול עולה 21 ש"ח לחודש בתשלום שנתי ו-24 ש"ח בתשלום חודשי, לפני מע"מ.