חשבונית אונליין: איך מפיקים אותה ומה צריך כדי שתהיה תקינה

איך מפיקים חשבונית אונליין: התשובה הקצרה

חשבונית אונליין היא חשבונית, קבלה או חשבונית מס קבלה שמפיקים במערכת אינטרנטית או באפליקציה ושולחים ללקוח כקובץ דיגיטלי, בלי פנקס ובלי הדפסה. מבחינה חוקית היא מסמך ממוחשב. חלים עליה אותם כללים של חשבונית מנייר, ובנוסף כמה דרישות של חתימה ושליחה.

התהליך בקצרה:

• בוחרים תוכנה להפקת חשבוניות שרשומה במרשם התוכנות של רשות המסים.
• מגדירים את פרטי העסק: שם, כתובת, מספר עוסק וסוג העוסק (פטור, מורשה או חברה).
• בוחרים את סוג המסמך שמתאים לעסקה.
• ממלאים את פרטי הלקוח, תיאור השירות או המוצר והסכום.
• בחשבונית מס שסכומה לפני מע"מ עולה על 5,000 ש"ח, מבקשים מספר הקצאה מרשות המסים. בתוכנה מחוברת זה קורה אוטומטית.
• המערכת חותמת על המסמך, שולחת אותו ללקוח ושומרת עותק בארכיון.

"חשבונית און ליין" ו"חשבונית בקליק" הם כינויים לאותו תהליך. חלק מהחיפושים מתייחסים לשמות של שירותים מסחריים, אבל הכללים החוקיים זהים לכל המערכות.

לבחירת מערכת קראו על חשבונית דיגיטלית, לבחירת המסמך קראו על חשבונית מס מול קבלה, ולמספר הקצאה קראו על חשבוניות ישראל.

איזה מסמך להפיק: חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס קבלה

סוג המסמך נקבע לפי סוג העוסק ולפי מה שקרה בעסקה: סיפקתם שירות, קיבלתם כסף, או שניהם יחד. לפי סעיף 47 לחוק מס ערך מוסף, חשבונית מס מוציא עוסק מורשה, ובפרט כשהלקוח מבקש אותה. עוסק פטור אינו גובה מע"מ ולכן מוציא קבלות.

שיעור המע"מ הוא 18% מ-1 בינואר 2025, וכך גם ב-2026. אם עדיין לא ברור לכם איזה סוג עוסק אתם ומתי מדווחים, הפרטים נמצאים במדריך מע"מ לעסק קטן.

אילו פרטים חייבים להופיע בחשבונית

הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) קובעות מה צריך להופיע בכל מסמך. רוב המערכות ממלאות את הפרטים הקבועים אוטומטית, אבל האחריות לבדוק שהם נכונים היא שלכם.

בחשבונית (סעיף 9 להוראות)

• שם העסק, כתובתו ומספר העוסק, מודפסים על המסמך.
• מספר סידורי ותאריך.
• שם הלקוח וכתובתו. במכירה קמעונאית במזומן יש פטור מחובה זו.
• תיאור הסחורה או השירות.
• יחידת מידה, כמות ומחיר ליחידה.
• הסכום הכולל של החשבונית.

בקבלה (סעיף 5 להוראות)

• מספר סידורי, שם העסק ומספר הזיהוי שלו, ותאריך.
• שם המשלם וכתובתו, למעט במכירה קמעונאית במזומן.
• סכום התקבול ופרטי העסקה שאליה הוא שייך.
• חתימת המקבל. במסמך ממוחשב החתימה האלקטרונית באה במקומה.

בחשבונית מס, לפי סעיף 47 לחוק המע"מ, מציגים את סכום המס בנפרד ממחיר העסקה ורושמים את מספר העוסק של הלקוח. מסמך שנשלח באופן דיגיטלי צריך לשאת גם את הכיתוב "מסמך ממוחשב".

שלב אחר שלב: הפקת החשבונית הראשונה

1. רישום ברשויות. לפני החשבונית הראשונה צריך להיות רשומים במע"מ כעוסק פטור או מורשה, ובדרך כלל גם לפתוח תיק במס הכנסה ובביטוח לאומי. בלי מספר עוסק אין מה להזין במערכת.
2. בחירת מערכת. מוודאים שהתוכנה מופיעה במרשם התוכנות של רשות המסים, ובודקים אם היא מחוברת לשירות חשבוניות ישראל.
3. הגדרת פרופיל העסק. מזינים שם, כתובת, מספר עוסק, סוג עוסק ולוגו אם רוצים. טעות בשלב הזה תופיע בכל המסמכים שתפיקו, אז שווה לבדוק פעמיים.
4. קביעת מספור. בפעם הראשונה המערכת מבקשת מספר פתיחה לכל סוג מסמך. אם עברתם מפנקס נייר, ממשיכים מהמספר הבא בפנקס. מכאן המספור רץ ברצף ואי אפשר לשנות אותו.
5. הוספת לקוח. שם, כתובת ומייל, ובלקוח עסקי גם מספר עוסק או ח"פ. מספר עוסק שגוי עלול למנוע מהלקוח לקזז את המע"מ.
6. מילוי שורות העסקה. תיאור, כמות ומחיר ליחידה. בעוסק מורשה מגדירים אם המחיר כולל מע"מ או שהמע"מ נוסף עליו.
7. אמצעי התשלום. במסמך שכולל קבלה מציינים איך שולם הסכום: העברה בנקאית, אשראי, צ'ק או מזומן.
8. תצוגה מקדימה, הפקה ושליחה. אחרי ההפקה המסמך ננעל. המערכת חותמת עליו דיגיטלית ושולחת אותו ללקוח.

נניח שמעצבת גרפית שהיא עוסקת מורשית סיימה פרויקט ב-3,000 ש"ח לפני מע"מ, והלקוח העביר את התשלום באותו יום. היא תפיק חשבונית מס קבלה על 3,540 ש"ח (3,000 ועוד 18% מע"מ). הסכום לפני מע"מ נמוך מ-5,000 ש"ח, ולכן לא נדרש מספר הקצאה. את החישוב אפשר לבדוק במחשבון מע"מ לפי שיעור 18%.

מספר הקצאה וחשבוניות ישראל: מה השתנה ב-2026

במודל "חשבוניות ישראל" לקוח עסקי יכול לקזז מע"מ על חשבונית מס מעל הסף רק אם יש בה מספר הקצאה שרשות המסים הנפיקה. הסף ירד בהדרגה: 20,000 ש"ח ב-2025, 10,000 ש"ח מ-1 בינואר 2026, ומ-1 ביוני 2026 5,000 ש"ח לפני מע"מ.

בתוכנה שמחוברת לשירות של רשות המסים, הבקשה למספר הקצאה נשלחת אוטומטית ברגע ההפקה והמספר מודפס על החשבונית. עסק שעובד עם פנקס, או עם תוכנה שלא מחוברת לשירות, יכול לבקש מספר הקצאה בשירות המקוון באתר רשות המסים, ללא תשלום. הלקוח יכול לבדוק לפי מספר ההקצאה שפרטי החשבונית תואמים למה שהספק דיווח, בשירות אימות החשבוניות של הרשות. לפרטים על הסכומים ועל דרך הקבלה, ראו את המדריך על מספר הקצאה ב־2026.

החובה חלה על חשבוניות מס, כלומר על עוסקים מורשים ועל חברות. מי שמחייב לקוחות עסקיים בסכומים כאלה צריך לוודא שהמערכת שלו תומכת בבקשת הקצאה. הרחבה על המנגנון נמצאת במדריך חשבוניות ישראל וחובת מספר הקצאה.

מה הופך חשבונית דיגיטלית לחוקית

סעיף 18ב להוראות ניהול פנקסי החשבונות מסדיר משלוח של קבלות, חשבוניות והודעות זיכוי כמסמך ממוחשב. המסמך הדיגיטלי שנשלח ללקוח הוא המסמך המקורי, ועותק מודפס שלו הוא העתק בלבד.

• חתימה אלקטרונית. המסמך נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת. קובץ PDF שנוצר בתוכנת עריכה ונשלח במייל בלי חתימה כזו אינו עומד בדרישה.
• הכיתוב "מסמך ממוחשב". הוא צריך להופיע במקום בולט על המסמך.
• הסכמת הלקוח. הלקוח צריך להסכים מראש ובכתב לקבל מסמכים ממוחשבים.
• הודעה לפקיד השומה. ההוראות מחייבות להודיע לפקיד השומה בדואר רשום לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון. בררו מול ספק התוכנה או רואה החשבון אם ההודעה כבר נשלחה בשמכם.
• תוכנה רשומה. תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת חייבת להיות רשומה ברשות המסים. במרשם התוכנות באתר הרשות אפשר לבדוק אם תעודת הרישום של תוכנה מסוימת בתוקף.

מחולל חשבוניות חינמי שמפיק קובץ מעוצב בלי חתימה, בלי מספור רץ ובלי ארכיון לא עונה על הדרישות האלה, גם אם הקובץ נראה מקצועי.

איך בוחרים מערכת להפקת חשבוניות

ההבדלים בין המערכות הם בעיקר במחיר, בהתאמה לסוג העוסק ובחיבורים למערכות אחרות. לפני ההרשמה עברו על הרשימה הבאה והשוו בין כמה מערכות. איך בוחרים מערכת חשבוניות דיגיטליות לפי החוק.

מחירי המנויים משתנים לעיתים קרובות, ולכן השוו לפי דף המחירים העדכני של כל ספק ולפי מספר המסמכים שאתם מפיקים בפועל בחודש.

טעויות נפוצות ואיך מתקנים אותן

• הפקה באיחור. לפי סעיף 46 לחוק המע"מ, מוציאים חשבונית תוך 14 יום ממועד החיוב במס. הפקה מרוכזת בסוף החודש עלולה לחרוג מהמועד הזה.
• מחיקה או עריכה של מסמך שכבר הופק. אי אפשר למחוק חשבונית מס או לערוך אותה. מבטלים או מתקנים אותה בחשבונית זיכוי, ואז מפיקים מסמך חדש ונכון.
• סוג מסמך שגוי. עוסק פטור שמפיק חשבונית מס, או עוסק מורשה שמפיק קבלה כשהלקוח ביקש חשבונית מס, יוצרים בעיה לעצמם וללקוח.
• מספר עוסק שגוי של הלקוח. בחשבונית שדורשת מספר הקצאה, טעות כזו עלולה למנוע מהלקוח לקזז את המע"מ.
• פיצול חשבונית כדי להישאר מתחת ל-5,000 ש"ח. פיצול מלאכותי של עסקה אחת לכמה מסמכים עלול לעורר שאלות בביקורת. הפיקו את החשבונית לפי העסקה בפועל.
• אין גיבוי. שמרו את הארכיון הדיגיטלי ואת קובצי הייצוא. אם אתם עוזבים מערכת, ודאו שאפשר לייצא את כל המסמכים לפני סגירת המנוי.

לפני שבוחרים מערכת, בדקו עם רואה החשבון איך היא משתלבת בניהול הספרים. מידע על האישור שרשות המסים נותנת לעסקים שמנהלים ספרים כחוק נמצא במדריך אישור ניהול ספרים.

שאלות נפוצות

האם עוסק פטור יכול להפיק חשבונית אונליין?

כן, הוא מפיק קבלות דיגיטליות בתוכנה רשומה. הוא אינו מוציא חשבוניות מס, ולכן חובת מספר ההקצאה לא חלה עליו.

האם PDF שהכנתי בוורד ושלחתי במייל נחשב חשבונית?

ככלל לא. מסמך ממוחשב צריך להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת, לשאת את הכיתוב "מסמך ממוחשב" ולעמוד בשאר הדרישות של סעיף 18ב להוראות ניהול פנקסי החשבונות.

האם בקשת מספר הקצאה עולה כסף?

לא. השירות המקוון של רשות המסים לבקשת מספר הקצאה ניתן ללא תשלום. ייתכן שהתוכנה שלכם גובה תשלום על החיבור האוטומטי, בהתאם למסלול.

איך לקוח בודק שחשבונית שקיבל תקינה?

בשירות אימות פרטי החשבונית באתר רשות המסים מזינים את מספר ההקצאה, והמערכת מראה אם פרטי החשבונית תואמים למה שהספק דיווח.

מה עושים אם הלקוח לא הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים?

לפי סעיף 18ב להוראות, משלוח מסמך ממוחשב מותנה בהסכמה מראש ובכתב של הלקוח. בלי הסכמה כזו צריך לבקש אותה לפני המשלוח, או למסור לו מסמך מודפס.